Là một trong số những tính năng hỗ trợ người cần sử dụng rất nhiều, tuy vậy mail merge lại không thật phổ biến. Vậy mail merge là gì và cách sử dụng mail merge trong những vấn đề của công việc hiện ni như thế nào? cùng ptt.edu.vn ptt.edu.vn tìm hiểu tức thì nhé!
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng siêng sử dụng để soạn thảo một thư điện tử dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này được cho phép người dùng gồm thể tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến những địa chỉ khác nhau.
Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word
Với tính năng này, bạn chỉ cần người sử dụng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin khác nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung thư điện tử một bí quyết nhanh gọn nhất.
Mail merge trong word là gì?
Chức năng mail merge vào Microsoft word là một chứng năng góp người dùng tất cả thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người dùng có mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ góp bạn hoàn thành mọi việc một phương pháp dễ dàng chỉ vào thời gian rất ngắn.
Mail merge trong excel là gì?
Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính phía bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá nhân hóa cao mà lại không phải tốn vượt nhiều thời gian mang đến việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Với nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này vào excel phải cần chú ý những điều sau:
trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải có nội dung văn bản. Công thức để tróc nã xuất dữ liệu tại ô tính cung cấp nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức không giống nhau để tạo ra bức thư trả chỉnh.Cấu trúc mail merge
Để gồm thể bắt đầu cách dùng mail merge, chúng ta cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge vào word và excel sẽ gồm những tin tức sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy thuộc vào nội dung với nguồn dữ liệu cơ mà cũng cần phải gồm những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khoản thời gian đã tạo ra sản phẩm loại các thư điện tử khác biệt từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:
Họ tên, địa chỉ người nhận e-mail Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail mergeTrong những bức thư tất cả dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình diễn theo một danh sawcsh cố định mà người sử dụng đã tạo sẵn. Những danh sách dữ liệu này có thể là:
Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính vào excel Một bảng tính được lập trong word những văn bản bao gồm cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…Các nội dung cơ bản trong mail merge
Những nội dung mà lại bạn thấy trong số email bao gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những email bình thường không giống với những thông tin cơ bản như:
Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung chính của lá thư điện tử…Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với những vị trí đã có và chỉ thể hiện các nội dung nắm đổi khi người cần sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một phương pháp hoàn chỉnh. Mặc dù nội dung cơ bản sẽ không giống nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.
Cách sử dụng mail merge cơ bản vào word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn có thể làm được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để có cách tạo mail merge đến mình.
Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã gồm sẵn. Cơ hội này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing -> Start mail merge -> Step by step mail merge wizard
Bước 2: bây giờ màn hình sẽ hiển thị hộp “Select document type“. Bạn lựa chọn loại thư nhưng mình đang soạn thảo gồm:
Letter: Kiểu thư mời thư điện tử messages: Email. Envelopes: Phong thư. Labels: Thư theo nhãn. Directory: Thư theo danh mục.
Tiếp đến bạn nhấn vào chữ Next để tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 3: từ bây giờ bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, bao gồm:
Use the current document: Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại. Start from a template: dùng mẫu thư không giống trong Word(Trường hợp bạn chưa tất cả mẫu thư nào) Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã gồm hoặc đã tạo được lưu vào Word nhưng hiện tại chưa mở.Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients”
Bước 4: tìm kiếm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
Xem thêm: 500+ Những Giọt Nước Mắt & Ảnh Nước Mắt Buồn, Tổng Hợp Hình Ảnh Giọt Nước Mắt Buồn Rơi, Cô Đơn
Bước 5: lúc này, giao diện màn hình hiển thị sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
Bước 6: sau khi hoàn thiện những công đoạn trên, bạn di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
Bước 7: sau khoản thời gian đã điền đầy đủ các thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.
Bước 8: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc quá trình.
Cách sử dụng mail merge vào bảng excel
Thường để sử dụng tính năng mail merge thì Word sẽ được ưu tiên nhiều hơn. Để bao gồm thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để tất cả thể gồm được sự điều chỉnh những công cụ của excel.
Đối với hàm text, người dùng gồm thể dễ dàng nạm đổi những thông tin dữ liệu không giống nhau như ngày sịnh, họ tên sang một định dạng không giống theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Mặc dù nhiên, một điều tương đối phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết những code định dạng văn bản mặc dầu những đoạn code này khá giống với những dang mã được dùng ở chế độ custom number.
Lúc này, bạn đề xuất đưa định dạng các ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác nhau để khiến mang đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Vì đó, nếu bạn tất cả tùy chỉnh mail merger thì những thông tin cũng sẽ không bị biến dạng với bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Cùng với đó, các tùy chọn về font chữ, kích thước, color sắc cũng sẽ ko bị cầm đổi.
Trên đây là một số phân tách sẻ của ptt.edu.vnptt.edu.vn về tính năng mail merge là gì? cùng với đó là cách sử dụng mail merge cơ bản cho người dùng. Hy vọng qua bài xích viết, bạn sẽ biết được cách thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách gấp rút nhất phục vụ cho các công việc không giống nhau của mình cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở
