Khi hy vọng sử dụng dữ liệu, hãn hữu khi bạn muốn sử dụng toàn bộ dữ liệu xuất phát điểm từ 1 bảng. Ví dụ: khi bạn có nhu cầu sử dụng dữ liệu từ bảng Liên hệ, các bạn thường ước ao xem một phiên bản ghi ví dụ hoặc có thể chỉ coi số điện thoại. Đôi khi bạn có nhu cầu kết hợp dữ liệu từ không ít bảng, chẳng hạn như phối hợp thông tin quý khách hàng với tin tức Đơn hàng. Để chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng, hãy sử dụng truy vấn chọn.Bạn vẫn xem: các hàm truy nã vấn trong excel
Truy vấn chọn là đối tượng người dùng cơ sở tài liệu hiển thị thông tin trong Dạng coi Datasheet. Truy vấn không lưu trữ dữ liệu mà hiển thị dữ liệu được tàng trữ trong bảng. Truy tìm vấn hoàn toàn có thể hiển thị dữ liệu từ 1 hoặc nhiều bảng, từ các truy vấn khác hay phối kết hợp cả hai.
Bạn đang xem: Các hàm truy vấn trong excel
Lợi ích của việc áp dụng truy vấn
Truy vấn được cho phép bạn:
Chỉ xem tài liệu từ các trường bạn có nhu cầu xem. Truy vấn là một trong cách tiện lợi để lưu giữ lựa chọn những trường.Lưu ý:Truy vấn chỉ trỏ tới dữ liệu, không lưu trữ dữ liệu. Khi lưu truy vấn, bạn sẽ không lưu bản sao của dữ liệu.
Kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu. Bảng thường xuyên chỉ hiển thị dữ liệu mà bảng lưu trữ. Với tầm nã vấn, chúng ta cũng có thể lựa chọn trường từ rất nhiều nguồn, cũng giống như chỉ định cách phối kết hợp thông tin.Sử dụng biểu thức. Ví dụ: chúng ta cũng có thể sử dụng hàm Date thường dùng hàm Format cùng với một ngôi trường để kiểm soát và điều hành cách dữ liệu từ trường đó được định dạng trong kết quả truy vấn.Xem các bạn dạng ghi đáp ứng tiêu chí chúng ta chỉ định. Lúc mở bảng, bạn sẽ thấy tất cả các bạn dạng ghi. Tróc nã vấn là một trong những cách tiện nghi để lưu gạn lọc các bản ghi.Các bước cơ bản để chế tác truy vấn chọn
Bạn hoàn toàn có thể tạo tầm nã vấn chọn bằng cách sử dụng Trình giải đáp Truy vấn hoặc bằng cách làm việc trong dạng coi Design. Một số bộ phận thiết kế không sẵn dùng khi bạn sử dụng trình lí giải nhưng chúng ta có thể thêm các bộ phận này sau bằng phương pháp sử dụng dạng coi Design. Tuy vậy hai cách thức này bao gồm phần khác biệt nhưng công việc cơ phiên bản chủ yếu là như là nhau:
Chọn bảng hoặc truy vấn vấn mà bạn muốn sử dụng làm cho nguồn dữ liệu.Chỉ định những trường mà bạn có nhu cầu đưa vào từ các nguồn dữ liệu.Bạn hoàn toàn có thể chỉ định tùy lựa chọn các tiêu chí để giới hạn số bản ghi cơ mà truy vấn trả về.Sau khi đã tạo ra truy vấn chọn, hãy chạy truy vấn vấn đó giúp xem kết quả. Để chạy tróc nã vấn chọn, hãy mở truy vấn vấn kia trong dạng coi Datasheet. Giả dụ lưu truy nã vấn, bạn cũng có thể sử dụng lại truy tìm vấn đó bất cứ bao giờ bạn cần, ví dụ: áp dụng làm nguồn tài liệu cho biểu mẫu, report hoặc một truy tìm vấn khác.
Sử dụng Trình trả lời Truy vấn để tạo nên truy vấn chọn
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tự động hóa tạo tróc nã vấn chọn. Khi áp dụng trình phía dẫn, các bạn sẽ có không nhiều quyền kiểm soát và điều hành hơn so với các cụ thể của xây cất truy vấn nhưng tốc độ tạo truy nã vấn thường xuyên sẽ nhanh hơn so với khi chúng ta không cần sử dụng trình phía dẫn. Rộng nữa, trình hướng dẫn có thể nhận biết một vài lỗi thiết kế dễ dàng và đề cập bạn tiến hành một hành động khác.
Trước khi bạn bắt đầu
Nếu bạn thực hiện trường từ các nguồn dữ liệu không liên quan đến nhau, Trình gợi ý Truy vấn đang hỏi xem bạn vẫn muốn tạo mối quan hệ - relationships xuất xắc không. Trình lí giải sẽ mởRelationships windowcho chúng ta nhưng các bạn phải khởi cồn lại trình giải đáp nếu chỉnh sửa bất kỳ mối quan hệ nào. Vì chưng đó, trước lúc chạy trình phía dẫn, hãy chăm chú tạo mọi mối quan hệ cần đến truy vấn của bạn.
Để hiểu biết thêm thông tin về phong thái tạo mối quan hệ bảng, hãy xem bài xích viếtTổng quan tiền về quan hệ bảng.
Sử dụng Trình lí giải Truy vấn
Trên tabCreate, vào nhómQueries, bấm vàoQuery Wizard.
Trong hộp thoạiNew Query, bấm vàoSimple Query Wizard, rồi bấm vàoOK.Tiếp theo, hãy thêm các trường. Chúng ta có thể thêm tối đa 255 ngôi trường từ tối đa 32 bảng hoặc truy vấn.
Đối với từng trường, hãy thực hiện hai cách sau:
Bên dướiTables/Queries, nhấp chuột bảng hoặc truy vấn vấn tất cả chứa trường.Bên dướiAvailable Fields, bấm lưu ban vào trường để thêm trường đó vào danh sáchSelected Fields. Nếu như muốn thêm toàn bộ các trường vào tróc nã vấn, hãy click chuột nút tất cả hai mũi tên bên buộc phải (>>).Khi sẽ thêm tất cả các trường cơ mà mình muốn, hãy bấm vàoNext.
Nếu bạn không thêm bất kỳ trường số nào (trường gồm chứa tài liệu số), hãy đưa thẳng đến cách 9. Nếu như bạn thêm bất kỳ trường số nào, trình chỉ dẫn sẽ hỏi xem bạn có nhu cầu truy vấn trả về cụ thể hay tài liệu tóm tắt.
Thực hiện trong số những thao tác sau:
Nếu bạn có nhu cầu xem các bản ghi riêng lẻ, hãy bấm vàoDetail, rồi bấm vàoNext. đưa thẳng đến cách 9.Nếu bạn có nhu cầu xem dữ liệu số bắt tắt, ví dụ điển hình như những giá trị trung bình, hãy bấm vàoSummary, rồi bấm vàoSummary Options.
Trong vỏ hộp thoạiSummary Options, hãy chỉ định các trường bạn muốn tóm tắt cũng như cách nắm tắt dữ liệu. Chỉ những trường số được liệt kê.
Đối với mỗi trường số, hãy chọn một trong những hàm sau đây:
SumTruy vấn trả về tổng của tất cả các quý giá thuộc trường.AvgTruy vấn trả về cực hiếm trung bình của các giá trị thuộc trường.MinTruy vấn trả về giá trị nhỏ tuổi nhất của trường.MaxTruy vấn trả về giá bán trị lớn số 1 của trường.
Nếu bạn có nhu cầu kết trái truy vấn bao hàm cả số lượng bản ghi trong nguồn dữ liệu, nên chọn hộp kiểmCount records in data source namethích hợp.BấmOKđể đóng góp hộp thoạiSummary Options.Nếu bạn không thêm trường ngày/giờ vào truy hỏi vấn, hãy gửi thẳng đến cách 9. Nếu khách hàng có thêm trường ngày-giờ vào tróc nã vấn, Trình lí giải Truy vấn đã hỏi cách bạn muốn nhóm những giá trị ngày. Ví dụ: giả sử chúng ta thêm một trường số ("Giá_cả") và một trường ngày/giờ ("Thời_gian_Giao_dịch'') vào tróc nã vấn, rồi hướng dẫn và chỉ định trong hộp thoạiTùy lựa chọn Tóm tắtrằng bạn muốn xem quý hiếm trung bình của trường số "Giá_cả". Vị đã chuyển trường ngày/giờ vào nên chúng ta cũng có thể tính toán quý hiếm tóm tắt đến từng quý giá ngày/giờ duy nhất, cho từng ngày, từng tháng, từng quý hay từng năm.
Chọn khoảng chừng thời gian bạn muốn sử dụng để nhóm những giá trị ngày/giờ, rồi bấm vàoNext.
Lưu ý:Trong dạng xem kiến tạo (Design view), chúng ta có thể sử dụng một biểu thức để nhóm theo ngẫu nhiên khoảng thời gian nào bạn muốn nhưng trình lí giải sẽ chỉ hỗ trợ các lựa chọn trên.
Ở trang cuối của trình phía dẫn, hãy đặt tiêu đề mang đến truy vấn, chỉ định và hướng dẫn xem bạn muốn mở hay sửa thay đổi truy vấn, rồi bấm vàoHoàn tất.Nếu các bạn chọn mở truy nã vấn, truy hỏi vấn đã hiển thị những dữ liệu đã lựa chọn trong dạng coi Biểu tài liệu - Datasheet view. Nếu bạn chọn sửa thay đổi truy vấn, truy vấn vấn vẫn mở trong dạng xem thi công - kiến thiết view.
Tạo truy nã vấn bằng phương pháp làm câu hỏi trong dạng xem thi công - kiến thiết View
Bạn rất có thể sử dụng dạng xem xây cất để tạo ra truy vấn chọn theo cách thủ công. Khi thực hiện dạng coi Thiết kế, bạn có không ít quyền kiểm soát và điều hành hơn đối với các chi tiết của kiến tạo truy vấn tuy vậy sẽ dễ mắc lỗi kiến thiết hơn, đồng thời rất có thể mất nhiều thời hạn hơn so với khi sử dụng trình phía dẫn.
Tạo truy tìm vấn
Bước 1: Thêm nguồn dữ liệu
Bước 2: Nối các nguồn tài liệu có liên quan
Bước 3: Thêm ngôi trường đầu ra
Bước 4: chỉ định và hướng dẫn tiêu chí
Bước 5: bắt tắt dữ liệu
Bước 6: coi kết quả
Bước 1: Thêm nguồn dữ liệu
Khi sử dụng dạng xem Thiết kế, vày bạn áp dụng hộp thoạiShow Tableđể thêm nguồn tài liệu nên bạn sẽ thêm nguồn tài liệu và ngôi trường trong quá trình riêng biệt. Mặc dù nhiên, về sau bạn luôn hoàn toàn có thể thêm các nguồn dữ liệu hơn, giả dụ muốn.
Trên tabCreate, trong nhómOther, bấm vàoQuery Design.Kết nối trường đoản cú động
Khi các bạn thêm các nguồn dữ liệu, nếu như giữa các nguồn đã có mối quan lại hệ khẳng định thì những mối quan lại hệ đó sẽ tự động được phân phối truy vấn dưới dạng kết nối. Kết nối sẽ hướng đẫn cách phối kết hợp dữ liệu từ những nguồn tất cả liên quan. Access cũng auto tạo kết nối giữa nhị bảng ví như hai bảng đó có các trường chứa kiểu dữ liệu tương thích và một ngôi trường là khóa chính.
Có thể bạn sẽ muốn điều chỉnh các kết nối vì Access sản xuất ra. Access xác định loại kết nối sẽ tạo nên dựa trên mối quan hệ mà kết nối đó đại diện. Giả dụ Access tạo kết nối nhưng không tồn tại mối quan hệ xác minh thì Access sẽ tạo một nối trong.
Nếu Access tự động hóa tạo kết nối đúng đắn khi chúng ta thêm nguồn dữ liệu, chúng ta có thể chuyển thẳng đếnBước 3: Thêm trường đầu ra.
Sử dụng một nguồn dữ liệu nhiều lần
Trong một vài trường hợp, bạn muốn nối hai bạn dạng sao của cùng một bảng giỏi truy vấn, được call là từ bỏ nối, phối hợp các bạn dạng ghi từ và một bảng lúc có các giá trị trùng khớp trong số trường đã nối. Ví dụ: mang sử chúng ta có một bảng Nhân viên, trong các số ấy trường Báo_cáo_Cho trong bạn dạng ghi của mỗi nhân viên hiển thị ID của người cai quản nhân viên đó thay bởi hiển thị tên. Chúng ta có thể sử dụng kỹ năng tự nối nhằm hiển thị thương hiệu của người thống trị trong phiên bản ghi của từng nhân viên, thay vị hiển thị ID.
Khi các bạn thêm một nguồn tài liệu đến lần lắp thêm hai, Access đang gắn thêm _1 vào thương hiệu của phiên bạn dạng thứ hai. Ví dụ: nếu như khách hàng thêm bảng nhân viên hai lần thì phiên bạn dạng thứ nhì sẽ được lấy tên là Nhân viên_1.
Bước 2: Nối các nguồn dữ liệu có liên quan
Nếu những nguồn tài liệu bạn chế tạo truy vấn đã gồm sẵn quan hệ thì Access sẽ tự động hóa tạo kết nối trong mang đến từng côn trùng quan hệ. Giả dụ tính toàn vẹn tham chiếu là bắt buộc, Access cũng trở thành hiển thị "1" phía bên trên đường nối để cho thấy bảng nào đang ở phía "một" của quan hệ một - nhiều, đôi khi hiển thị hình tượng vô rất (∞) để cho thấy thêm bảng nào sẽ ở phía "nhiều".
Xem thêm: Phân Tích Câu Nói Của Bác Hồ Về Học Tập, Những Câu Nói Hay, Nổi Tiếng Của Bác Hồ Chí Minh
Nếu chúng ta thêm các truy vấn vào truy vấn của chính bản thân mình và không tạo mối quan hệ giữa những truy vấn đó thì Access đang không auto tạo liên kết giữa các truy vấn kia hay giữa các truy vấn cùng bảng ko liên quan. Nếu Access không sinh sản kết nối khi chúng ta thêm nguồn dữ liệu, hay thì bạn nên tự thêm. Những nguồn dữ liệu không được nối với bất kỳ nguồn tài liệu nào khác rất có thể gây sự việc về kết quả truy vấn.
Cũng gồm thể các bạn sẽ muốn chuyển đổi loại liên kết từ nối trong thành nối ngoài, nhằm truy vấn của người sử dụng chứa nhiều phiên bản ghi hơn.
Thêm kết nối
Để thêm kết nối, hãy kéo trường xuất phát điểm từ 1 nguồn tài liệu sang trường khớp ứng trên một nguồn dữ liệu khác.Access đã hiển thị một con đường thẳng giữa hai ngôi trường để cho biết kết nối đã làm được tạo.
Sau khi các kết nối đã sẵn sàng, hãy thêm các trường đầu ra— ngôi trường chứa tài liệu mà bạn muốn có trong kết quả truy vấn.
Bước 3: Thêm ngôi trường đầu ra
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng thêm ngôi trường từ bất kỳ nguồn tài liệu nào các bạn đã thêm ở cách 1.
Để thêm trường, hãy kéo trường tự nguồn dữ liệu ở ngăn bên trên của cửa sổ kiến thiết truy vấn xuống hàngFieldcủa lưới thiết kế, ở chống dưới cùng của cửa sổ kiến thiết truy vấn.Khi các bạn thêm trường bằng phương pháp này, Access sẽ tự động điền vào hàngFieldcủa lưới kiến thiết để đề đạt nguồn tài liệu của trường.
Mẹo:Nếu bạn có nhu cầu nhanh chóng thêm tất cả các ngôi trường vào hàng Trường ở bên dưới lưới kiến thiết truy vấn, hãy bấm lưu ban vào tên truy hỏi vấn hoặc bảng từ bỏ ngăn bên trên để tô sáng toàn bộ các ngôi trường trong mối cung cấp đó, rồi kéo cùng lúc toàn bộ các trường xuống lưới thiết kế.
Sử dụng biểu thức làm cho trường đầu ra
Nếu bạn có nhu cầu thực hiện thống kê giám sát hay áp dụng hàm nhằm tạo áp ra output của truy hỏi vấn, bạn cũng có thể sử dụng biểu thức làm trường đầu ra. Biểu thức rất có thể sử dụng dữ liệu từ ngẫu nhiên nguồn dữ liệu truy vấn nào, cũng giống như từ những hàm, chẳng hạn như hàm Format hay InStr, đồng thời có thể chứa hằng số với toán tử số học.
Trong một cột trống của lưới kiến tạo truy vấn, bấm vào phải vào hàngField, rồi bấm vàoZoom trên menu lối tắt.Trong hộpZoom, nhập hoặc dán biểu thức của bạn. Hãy bắt đầu biểu thức bởi tên mà bạn có nhu cầu sử dụng cho áp ra output của biểu thức, theo sau tên sẽ là dấu nhì chấm. Ví dụ: nếu bạn muốn biểu thức được lắp nhãn là "Cập nhật gần nhất", hãy bắt đầu biểu thức bằngCập nhật ngay sát nhất:.Lưu ý:Bạn hoàn toàn có thể làm được không ít việc bằng cách sử dụng biểu thức. Phạm vi bài viết này sẽ không đi sâu lý giải về biểu thức. Để hiểu biết thêm thông tin về cách tạo biểu thức, xem bài bác viếtDựng biểu thức.
Bước 4: chỉ định tiêu chí
Đây là cách tùy chọn.
Bạn sử dụng tiêu chuẩn để số lượng giới hạn số bản ghi nhưng mà truy vấn của bạn trả về, bên trên cơ sở những giá trị trường có đáp ứng nhu cầu tiêu chí bạn chỉ định tuyệt không.
Chỉ định tiêu chí cho trường đầu ra
Tại lưới xây đắp truy vấn, vào hàngCriteria của ngôi trường có những giá trị bạn có nhu cầu giới hạn, nhập biểu thức mà những giá trị ngôi trường phải đáp ứng để được đưa vào hiệu quả của bạn. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu giới hạn một tróc nã vấn làm thế nào để cho chỉ tất cả các bản ghi có giá trị trường thành phố là Las Vegas, hãy nhậpLas Vegasvào hàngCriteria bên dưới trường đó.Để xem thêm nhiều lấy ví dụ như về tiêu chí truy vấn cho những kiểu tài liệu khác nhau, hãy xem bài bác viếtVí dụ về tiêu chuẩn truy vấn.
Chỉ định tiêu chuẩn thay thế ngẫu nhiên trong hàngOr, dưới hàngCriteria.Nếu chúng ta chỉ định tiêu chí sửa chữa thì cực hiếm trường hoàn toàn có thể đáp ứng bất kỳ tiêu chí như thế nào trong các tiêu chí được liệt kê để được gửi vào tác dụng truy vấn.
Tiêu chí với khá nhiều trường
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng tiêu chuẩn với các trường. Lúc đó, tất cả các tiêu chuẩn trong hàngCriteriahoặc hàngOrđã mang đến đều phải được đáp ứng nhu cầu thì bản ghi new được chuyển vào.
Chỉ định tiêu chí bằng phương pháp sử dụng trường nhưng mà bạn không muốn xuất
Bạn hoàn toàn có thể thêm ngôi trường vào xây đắp truy vấn và không đưa dữ liệu của ngôi trường vào cổng output của truy vấn. Bạn triển khai điều này khi mong muốn sử dụng các giá trị của trường nhằm giới hạn kết quả truy vấn nhưng không thích xem các giá trị trường đó.
Thêm ngôi trường vào lưới thiết kế.Bỏ chọn hộp kiểm trong hàngShow cho trường đó.Chỉ định tiêu chí giống như với trường đầu ra.Bước 5: tóm tắt dữ liệu
Đây là bước tùy chọn.
Có thể bạn sẽ muốn cầm tắt dữ liệu, nhất là khi dữ liệu của doanh nghiệp là dữ liệu số. Ví dụ: gồm thể bạn có nhu cầu xem giá chỉ trung bình hoặc tổng doanh thu.
Để tóm tắt dữ liệu trong truy vấn vấn, hãy thực hiện hàngTotal. Theo mặc định, hàngTotalkhông được hiển thị vào dạng coi Thiết kế.
Với truy vấn mở trong dạng xem Thiết kế, bên trên tab Design, trong đội Hiển thị/Ẩn, hãy bấm vàoTotals.Access đang hiển thị hàngTotaltrong lưới thiết kế truy vấn.
Đối với mỗi trường mà bạn có nhu cầu tóm tắt, nên chọn hàm bạn có nhu cầu sử dụng từ list trong hàngTotal. Những hàm sẵn sử dụng tùy trực thuộc vào kiểu tài liệu của trường.Để đọc thêm về chức năng của sản phẩm Tổng trong truy nã vấn, hãy xem bài bác viếtTính tổng hoặc đếm những giá trị trên biểu tài liệu bằng hàng Total.
Bước 6: coi kết quả
Để xem kết quả truy vấn, trên tab Design, bấm vàoRun. Access sẽ hiển thị tác dụng truy vấn trong dạng coi Biểu dữ liệu.
Để thực hiện thêm biến đổi đối với truy hỏi vấn, bấm vàoHome>View>Design Viewđể gửi về dạng coi Thiết kế.
Hãy thay đổi các trường, biểu thức hoặc truy hỏi vấn cùng chạy lại truy nã vấn cho đến khi truy vấn trả về dữ liệu bạn muốn.
Tạo truy tìm vấn chọn trong áp dụng web Access
Cách tạo thành truy vấn lựa chọn trongứng dụng website Accesstương từ như trên sản phẩm tính, chỉ thêm một chút quy trình để làm cho hiệu quả truy vấn sẵn sử dụng trong trình duyệt.
Quan trọng Microsoft không còn đề xuất tạo cùng sử dụng các ứng dụng website Access trong SharePoint. Thế vào đó, hãy cân nhắc tới câu hỏi sử dụngMicrosoft PowerAppsđể xây đắp các chiến thuật doanh nghiệp không yêu cầu viết mã mang lại web và các thiết bị di động. |
