Tính năng trộn thư trong Word 2010 là tính năng rất lôi cuốn và hữu ích. Thử tưởng tượng, nếu như bạn là giáo viên, bạn phải gửi thư mời họp phụ huynh hoặc sổ liên lạc cho những phụ huynh, trường hợp gõ thủ công bằng tay thì các bạn phải mất bao nhiêu thời gian mới hoàn thành? Mail Merge sẽ giúp đỡ bạn giải quyết và xử lý vấn đề kia chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Bạn đang xem: Cách trộn nhiều thư trong word 2010
Trong bài viết này, ptt.edu.vn đã giới thiệu cho bạn cách trộn thư vào Word 2010. Bắt đầu thôi nào!
Trộn thư vào Word (Mail Merge) là gì?
Trộn thư (Mail Merge) là 1 tính năng cải thiện trong Microsoft Word, giúp bạn xử lý việc chèn các danh sách, tệp tin,… vào một trong những văn băn bạn dạng cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương hàng tháng…
Đây là một trong những tính năng thực sự bổ ích giúp chúng ta tiết kiệm được không hề ít thời gian.
Cách trộn thư vào Word 2010
Để xong xuôi được quy trình trộn thư, bạn cần phải có 2 file tài liệu:
Văn bản gốc: văn bản văn phiên bản đã được soạn thảo sẵn và đang bỏ trống các nội dung yêu cầu điền. Ví dụ: Thư mời, giấy báo trúng tuyển bỏ trống tên tín đồ nhận, người/đơn vị nhận, địa chỉ, số năng lượng điện thoại…Dữ liệu gốc: tin tức dữ liệu của từng cá nhân, đơn vị để điền vào vị trí đang bỏ trống ở văn bạn dạng đã được soạn sẵn.1. Biện pháp trộn thư vào Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn
Bước 1: Bạn vào tab Mailings trên thanh cơ chế >> lựa chọn Start Mail Merge >> lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: cửa sổ Mail Merge hiện ra.
Đầu tiên, sống mục Select document type chọn Letter >> chọn Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.Tiếp theo, lựa chọn Use the current document vào mục Select starting document >> lựa chọn Next: Select recipients sinh sống mục Step 2 of 6.Chọn Type a new list vào mục Select recipients >> chọn Next: Write your letter vào Step 3 of 6.
Bước 3: hành lang cửa số New Address List xuất hiện >> lựa chọn Customize Columns.
Bước 4: Trong hộp thoại Customize Address List, chúng ta cũng có thể tuỳ chỉnh dữ liệu như:
Add: Thêm trường.Delete: Xoá những trường có sẵn.Rename: Đổi tên trường gồm sẵn.Sau khi hoàn tất, chúng ta nhấn lựa chọn OK.
Bước 5: Điền tin tức cơ phiên bản của những trường.
Ví dụ:
New Entry: Thêm dòng mới.Delete Entry: Xoá dòng.Find: tra cứu kiếm.Sau khi trả tất chọn OK.
Bước 6: cửa sổ Save Address List lộ diện >> Đặt tên đến tập tin này rồi lựa chọn Save.
Bước 7: Tại form Mail Merge Recipients, bạn cũng có thể sửa lật qua các chức năng như:
Sort: thu xếp lại tài liệu theo trường nào đó.Filter: lọc ra đều danh sách quan trọng trong danh sách dài.Xem thêm: Hình Ảnh Sao Đêm Đẹp, Bình Yên Và Lung Linh, Những Hình Ảnh Bầu Trời Đêm Đẹp Nhất
Find duplicates: Tìm và xoá những dữ liệu giống nhau.Validate address: xác nhận địa chỉ.Sau đó chọn OK.
Bước 8: quay trở lại cửa sổ Mail Merge.
Bước 9:
Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện >> lựa chọn Database Fields.Sau đó chọn vào trường đã kiến tạo >> chọn Insert tại những vị trí >> chọn Next: Preview your letter.
Bước 10: sau khi đã chèn kết thúc các trường >> chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
Trên thanh công cụ, lựa chọn tab Mailings.Tại mục Finish và Merge >> chọn Edit Individual Documents.Cửa sổ Merge khổng lồ New Document hiển thị >> chọn All >> chọn OK.
2. Bí quyết trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp sử dụng tệp tin Excel
Bước 1:
Bạn tiến hành tương tự quá trình 1 và 2 như phương pháp trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới list chèn làm việc trên.Nhưng sống mục Step 3 of 6 >> chọn Use an existing list >> chọn Browser.Chọn tệp tin Excel có dữ liệu bạn yêu cầu >> chọn Open.
Bước 2: lựa chọn sheet chứa dữ liệu trong tệp tin Excel >> lựa chọn OK.
Bước 3: triển khai lại từ bước 7 đến bước 11 như cách trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp tạo mới list chèn ở trên.
Lưu ý: Khi trộn thư với tệp tin Excel, list trong file cần phải tạo từ loại đầu tiên. Ko được có những ô trông ở trên và bên dưới nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mấu trống. Để tránh sự cố đó, chúng ta nên bỏ chọn những trường trống lộ diện trong hành lang cửa số Mail Merge Recipients.
Cách trộn các thư trong Word 2010
Để trộn nhiều thư trong một trang giấy trong Word 2010, ta triển khai như công việc dưới đây:
Bước 1: chuẩn bị bảng dữ liệu và phần ngôn từ file Word bắt buộc trộn.
Bước 2: Để tiến hành nhân những nội dung cùng lúc, chúng ta copy phần câu chữ ở file Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> chọn Labels >> lựa chọn New Label.
Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn thiết lập cấu hình các thông số theo mong muốn và chọn OK.
Tiếp đến, bạn dán phần nội dung đã copy lúc đầu vào ô nhãn thứ nhất >> lựa chọn Update Labels trong thẻ Mailings để nhân lên các nhãn khác gồm cùng ngôn từ trên và một trang giấy.
Bước 4: trên vị trí cần điền thông tin trên nhãn thứ nhất của tệp tin Word, bạn chọn Insert Merge Field cùng chọn câu chữ tương ứng.
Thực hiện giống như cho những thông tin bên dưới. Sau thời điểm chọn kết thúc cho nhãn đầu tiên, nhấn chọn Update Labels nhằm nhập thông tin cho những nhãn tiếp theo.
Bước 5: Để kiểm soát kết quả, lựa chọn Preview Results. Nếu triển khai đúng theo các bước như trên, các bạn sẽ thấy làm việc mỗi mục của từng nhãn vẫn hiển thị những thông tin khớp ứng với bảng tài liệu mà không trở nên trùng.
Trên trên đây là quá trình trộn thư vào Word 2010 nhưng mà ptt.edu.vn muốn reviews cho những bạn. Hãy like & Share nội dung bài viết nếu các bạn thấy nó có ích và hãy nhờ rằng thường xuyên truy cập ThuthuatOfice để hiểu biết thêm nhiều thủ thuật tốt nhé.
