Với phần đa ai thường xuyên sử dụng phần mềm Excel để triển khai việc, một ngày kia bạn sẽ thấy file Excel bị nặng, trở nên lờ đờ và kì ạch khiến cho các thao tác làm việc trở buộc phải "đơ", khó khăn trong quá trình xử lý dữ liệu. Bọn họ tự hỏi không biết lỗi do máy vi tính hay mình đã ấn nhầm vào anh tài gì? Làm nỗ lực nào để xử lý vấn đề đó. Hãy cùng ptt.edu.vn đánh cất cánh các câu hỏi trên qua nội dung bài viết này nhé.
Bạn đang xem: Xử lý file excel có dung lượng quá lớn
Đăng ký kết ngay khóa họcTuyệt đỉnh Excel - biến bậc thầy Excel trong 16 giờ
EXG07: Trực quan liêu Báo cáo, tài liệu với Biểu đồ, Đồ thị bởi Excel (Excel Data Visualization)
G-LEARNING - 1148 học viên
File Excel bị nặng vày lỗi định hình không kiểm soát
Trong file Excel có rất nhiều định dạng được có thể chấp nhận được ứng dụng (như Text, Date, Number,...) với việc áp dụng một phương pháp bừa bãi các kiểu định dạng trên là trong số những nguyên nhân khiến cho file Excel bị nặng. Dưới đó là một số lỗi định dạng thường gặp gỡ phải như:
Loại bỏ những đường kẻ phân chia ô trong file Excel bằng vấn đề tô color nền trắng
Nguyên nhân: Khi bạn muốn file Excel (trang tính) của chính mình trở nên trắng tinh như một trang Word, chúng ta đã sa thải những đường phân chia ô vào một Sheet (đườngGridlines) bằng phương pháp tô màu nền là màu sắc trắng. Đặc biệt, thao tác bạn mắc phải rất có thể như sau:
Chọn toàn bộ các ô tính trong trang bởi đoạn giao nhau thân tên cột với tên mẫu (như hình dưới)
2. Lựa chọn Theme Colors (mục Font) trên thanh Ribbon của tab Home
Bạn hãy luôn nhớ rằng cách làm này trọn vẹn LÀ SAI, và gây nên lỗi nghiêm trọng là làm file Excel bị nặng.
Cách tự khắc phục: biện pháp làm đúng và 1-1 giải hơn không ít chính là, bạn tiến hành tắt câu hỏi hiển thị đườngGridlines trong thẻ View như hình sau:
Lỗi cấu hình thiết lập bộ lọc tự động hóa Filter trong tệp tin Excel không kiểm soát
Nguyên nhân: việc sử dụng chức năng lọc từ bỏ động auto Filter của Excel cũng là trong số những nguyên nhân khiến file Excel bị nặng. Khi phải sử dụng bản lĩnh này, chúng ta không chọn vùng dữ liệu cần lọc mà bấm tức thì vào nút Filter trong thẻ Data nên tính năng lọc này được áp dụng sang cả hồ hết vùng nằm xung quanh bảng dữ liệu cần lọc
Cách khắc phục: chọn vùng (range) dữ liệu cần sử dụng khả năng lọc trước, tiếp đến mới bấm lựa chọn Auto Filter
Lỗi thiết lập Data Validation, Conditional Formatting trong tệp tin Excel không tồn tại giới hạn
Nguyên nhân: nếu như bạn phải thực hiện thường xuyên những tính năng như Data Validation tốt Conditional Formatting mà lại không điều hành và kiểm soát thì chắc chắn sẽ làm cho file Excel bị nặng. Vì chưng mỗi một ô được sử dụng những tính năng đó hệt như một ô đựng công thức, hàm vào Excel, bọn chúng cũng tiêu hao bộ nhớ, khoáng sản của ứng dụng cho việc chạy phương pháp và đo lường các đk liên quan.
Cách khắc phục: luôn cần ghi nhớ và tuân hành nguyên tắc - tùy chỉnh cấu hình có giới hạn, thao tác làm việc tới đâu thiết lập luôn tới đó. Hoặc khẳng định 1 mốc giới hạn từ trước cùng chỉ tùy chỉnh cấu hình tạm thời cho tới đó.
Ví dụ: Bạn cần thiết lập tài năng Data Validation mang đến cột "Tên mặt hàng", thay vày bấm cả cột B và sản xuất tính năng cho tất cả cột thì bạn nên lựa chọn giới hạn từ mẫu 2 mang lại 1000 trước (với dự loài kiến bảng bao gồm 1000 dòng). Kế tiếp nếu dữ liệu vượt quá giới hạn thì các bạn mới ban đầu thiết lập mở rộng hơn. Lúc đó, dung lương file Excel đang được điều hành và kiểm soát tốt hơn.
Lỗi lưu file Excel dưới định hình đuôi ".xls"
Nguyên nhân: Đuôi ".xls" là đuôi file phổ cập khi lưu file Excel như lại là file Excel dành cho phiên phiên bản 1997-2003 đã lỗi thời, vì đó tài năng nén tài liệu của tệp tin thấp. File lưu ở dưới đuôi định dạng này có công dụng làm tăng dung lượng của file khiến file Excel bị nặng. Không tính ra, một trong những lỗi tất cả thể gặp gỡ là một vài hàm trong tệp tin Excel không thực hiện được hay một số tuấn kiệt bị ảnh hưởng.
Xem thêm: Cách Add Font Trong Win 7, 8, 8, Hướng Dẫn Cập Nhật Font Chữ Cho Win 7
Cách khắc phục: khi lưu file Excel, chúng ta cần chăm chú tới đuôi format của file, có 2 loại file nên lưu sinh hoạt dạng sau:
File không chứa macro: dạng tệp tin .xlsxFile tất cả chứa macro: dạng tệp tin .xlsm hoặc .xlsbLỗi do vô số công thức rượu cồn khiếnfile Excel dung tích lớn bất thường
Nguyên nhân:Có 2 yếu ớt tố tác động đến tốc độ tính toán nhanh hay chậm rì rì của file Excel: đó là số lượng công thức và độ tinh vi của công thức. Vì chưng đó, càng nhiều ô tính chứa bí quyết trong trang tính là nguyên nhân khiến file Excel bị nặng hơn, thống kê giám sát khó khăn hơn. Đặt biệt, lúc ở chính sách tính toán tự động hóa (Calculator Automatic), mỗi lúc có bất kỳ thay đổi nào, cục bộ công thức đang được update cũng như đo lường và tính toán lại.
Cách tương khắc phục: từ những nguyên nhân trên, họ cần lưu ý khi tùy chỉnh thiết lập một trang tính, hãy buổi tối giản bí quyết nhất gồm thể, dễ ợt nhất, kiêng lòng vòng; để ý bố cục của bảng tính làm thế nào để cho hạn chế con số tối đa các ô tính cất công thức. Một trong những quy tắc sau sẽ cần được lưu tâm:
Hạn chế tối phần nhiều công thức vào bảng dữ liệu (Database), nơi chứa các cấu tạo phức tạo bao hàm nhiều dòng, cột, tài liệu lớn. Vậy nên, cần thiết kế thế nào cho thuần túy là dữ liệu, tránh thực hiện công thức trong bảng này.Trong trường hợp đề xuất sử dụng những công thức phức tạp, các bạn nên tùy chỉnh cấu hình chế độ đo lường và tính toán ""manual""khi nhập dữ liệu. Khi lập báo cáo thì mới có thể chấp nhận được tính toán cùng với phím F9,Lỗi sử dụng rất nhiều Tên vùng thừa, lỗi, hay links tới phía bên ngoài file Excel
Nguyên nhân: sử dụng Tên vùng dữ liệu(Name Range) là các họ sử dụng để việc làm chủ dữ liệu trong file Excel được giỏi hơn, thiết lập công thức dễ ợt hơn. Tuy nhiên, khi bạn muôn xào nấu dữ liệu đã được đặt tên thì Excel được cho phép bạn với cả tên vùng tài liệu (Name Range) kia theo. Câu hỏi này gây không ít khó khăn cho mình khi bạn có nhu cầu sử dụng hàm hay các công thức tất cả tham chiếu cho tới trang tính khác, vùng tài liệu khác, và đầy đủ Tên vùng thừa, lỗi không ao ước muốn.
Cách tự khắc phục:
Mở thẻ Formulas > Name Manager, các bạn lọc đông đảo Tên vùng thừa, lỗi giỏi Tên (Name) tham chiếu tới những trang tính khác
2.Kiểm soát những Name động, Name cất công thức. Tiêu giảm việc sử dụng những Name này khi gồm thể.
Kết luận
Với Excel, nguyên lý tính toán to con nhưng nhiều lúc file Excel bị nặng vày thói thân quen không kiểm soát điều hành tài nguyên được hỗ trợ của fan sử dụng, gây nên những mối đe dọa khôn lường. Excel vẫn trở nên hữu ích và hiệu quả nếu người sử dụng biết ngày tiết kiệm, không tiêu tốn lãng phí tài nguyên, sử dụng kết quả và đúng cách.
Hy vọng qua các điều lưu ý trên, ptt.edu.vn đã reviews ở trên, các bạn đọc hoàn toàn có thể tìm ra nguyên nhân khiến cho file Excel bị nặngcũng như biết cách thay thế sửa chữa những phạm tội mình đã, đang hoặc vẫn mắc phải. Chỉ việc lưu ý trong quy trình làm việc, Excel sẽ hỗ trợ bạn ý hợp tâm đầu trong tốc độ cũng giống như khả năng xử trí của nó.
Chúc các bạn thành công!
Hướng dẫn giải pháp dùng hàm index vào Excel cụ thể nhất
Hướng dẫn giải pháp copy chỉ phần nhiều giá trị hiển thị sau khi lọc vào Excel
Hướng dẫn cách thu xếp ngày vào Excel
Hướng dẫn biện pháp dùng hàm VLOOKUP qua những ví dụ từ bỏ cơ phiên bản đến nâng cao
Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với rất nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế
